Produktive Meetings durch Kulturarbeit und Hausverstand: Leitfaden zur Implementierung

In einem Projekt mit dem IT-Department eines großen Industrieunternehmens in Österreich habe ich kürzlich erst wieder gesehen, wie wichtig effiziente Meetings für eine produktive Unternehmenskultur sind. Doch wie gestaltet man Meetings so, dass sie Zeit sparen und dennoch maximale Ergebnisse erzielen?  

Um zunächst ein tiefgehendes Bild zu bekommen, warum die Arbeitskultur im Department zu wenig produktiv ist, bietet sich Shadowing an. Ich hatte dafür das Top-Management des Bereichs jeweils einen Tag lang begleitet. Als Beobachter im Hintergrund und durch gezieltes Fragestellen konnte ich wertvolle Einsichten in den Arbeitsalltag der betroffenen Personen und ein klares Bild über Herausforderungen und Bruchstellen innerhalb der Organisation gewinnen. Meine Erkenntnisse teilte ich in zwei Richtungen: Die Person, die „geshadowed“ wurde, bekam im Nachhinein ein sehr klares Feedback von mir als außenstehenden Dritten, das meist als sehr zielführend und wertvoll empfunden wird. Zweitens habe ich die Muster, die ich in den Handlungen mehrerer Kolleg:innen wahrgenommen habe, hypothesenbasiert in einem Workshop gespiegelt und zur Diskussion gegeben, um zu einer gemeinsamen Sicht zu kommen und Maßnahmen abzuleiten.

In diesem spezifischen Unternehmen ist mir sehr schnell klar geworden, dass ein Großteil der Meetings recht ineffizient und damit einer der wesentlichen Hemmschuhe in der aus Sicht vom Management zu niedrigen Produktivität war.

Wie lassen sich nun Meetings produktiver machen?

In meinen Augen gibt es zwei zentrale Hebel, die einander beeinflussen: kleine Stellschrauben an der Meeting-Mechanik drehen und an der Kultur arbeiten.

Da beides für sich genommen vielschichtige Themen sind, spendiere ich uns hier und hier noch zwei gesonderte Beiträge dazu.

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