3 Stellschrauben für outcome-starke Meetings

Meetings sind ein unverzichtbares Element im Unternehmensleben, doch oft werden sie als ineffizient und zeitraubend empfunden. Wir haben in den vorherigen Beiträgen bereits geklärt, dass Meetings ein wesentlicher Hebel dafür sein können, ein Management-Team produktiver zu machen.  

Meetings können dabei aus 2 Perspektiven produktiver gemacht werden: Indem man an der dahinterliegenden Meeting- und Unternehmenskultur arbeitet und indem man an Stellschrauben dreht, um die Mechanik von Meetings zu verbessern. Zum Thema Kultur haben wir bereits im vorigen Artikel geschrieben, heute schauen wir uns mögliche Stellschrauben an.  

Effizienz in Meetings: Warum es oft an Effektivität mangelt

Häufig sind Meetings wegen einer schlechten Vorbereitung ineffizient. Zentrale Gründe sind unklare Ziele, eine unstrukturierte Agenda und eingeladene Teilnehmer ohne ersichtlichen Grund. Ein weiteres Problem ist der Mangel an Respekt und Wertschätzung, der sich in Unpünktlichkeit und mangelnder Vorbereitung der Teilnehmer äußert. Meetings sollten nicht Selbstzweck sein, sondern klar definierten Ziele verfolgen.  

Um hier einen Unterschied zu machen, gilt es, einige Stellschrauben zu bewegen, die wir uns jetzt anschauen.

Vorbereitung: Das Fundament erfolgreicher Meetings

Die Effektivität eines Meetings wird maßgeblich in der Vorbereitungsphase bestimmt, für die eine verantwortliche Person zuständig ist.  

Sie legt ein klares Ziel fest: Soll der Teamspirit gefördert, eine Entscheidung getroffen, kommuniziert oder ein Brainstorming durchgeführt werden?  

Die Agenda sollte alle relevanten Themen in einer sinnvollen Reihenfolge beinhalten. Es ist wichtig, dass die Agendapunkte vor dem Meeting vonseiten aller Beteiligten in ein geteiltes Sheet eingetragen werden, sodass die verantwortliche Person dann sicherstellen kann, diese Themen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen und zu reihen. Diese Reihung sollte vorher an alle Beteiligten kommuniziert werden, damit jeder vorbereitet in das Meeting gehen kann. Nicht relevante Themen gehören in einen Themenspeicher, um die Fokussierung auf das Wesentliche zu gewährleisten.

Zweitens ist es sinnvoll, sich gemeinsam auf Meeting-Regeln zu committen. Hier einige Vorschläge:

  • Pünktlichkeit: Sowohl Start als auch Ende des Meetings sollten strikt eingehalten werden, um Respekt für die Zeit aller zu zeigen.
  • Vorbereitung: Teilnehmende sollten sich mit der Agenda auseinandergesetzt und alle notwendigen Unterlagen bereit haben.
  • Handy aus: Um Ablenkungen zu minimieren und die Konzentration zu maximieren, sollten Mobiltelefone ausgeschaltet bleiben.
  • Offenheit für Ideen: Förderung einer Kultur, in der neue Vorschläge und kreatives Denken willkommen sind.
  • Technische Aspekte: Bei virtuellen Meetings sollten Webcams aktiviert und Bildschirme bei Bedarf geteilt werden, um die Interaktion und Kommunikation zu verbessern.

Diese Regeln tragen dazu bei, eine disziplinierte, fokussierte und produktive Meeting-Umgebung zu schaffen.

Durchführung: Strategien für effektive Meetings

Die effektive Durchführung eines Meetings ist ebenso wichtig wie dessen Vorbereitung. Der Schlüssel liegt darin, die im Voraus definierten Agendapunkte strukturiert und effizient abzuarbeiten.

  • Einführung: Zu Beginn des Meetings sollten die Ziele und organisatorischen Details noch einmal kurz erläutert werden. Dies hilft allen Teilnehmenden, sich auf die bevorstehenden Themen einzustimmen und die Agenda im Kontext der Meeting-Ziele zu verstehen.
  • Agenda-Überblick: Es ist sinnvoll, den Teilnehmenden zu Beginn des Meetings einige Minuten Zeit zu geben, um die Agenda zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Stand sind und sich auf die Diskussionen vorbereiten können.
  • Abwicklung der Agendapunkte: Die vordefinierten Themen sollten nacheinander in der festgelegten Reihenfolge besprochen werden. Dabei ist es wichtig, die Zeitvorgaben für jeden Punkt im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen angemessen behandelt werden können.
  • Visuelle Unterstützung: Während der Diskussion der einzelnen Agendapunkte ist es hilfreich, Entscheidungen und nächste Schritte visuell für alle sichtbar festzuhalten. Dies kann durch das Teilen eines Bildschirms oder das Verwenden eines digitalen Whiteboards geschehen. So wird gewährleistet, dass alle Teilnehmenden genau wissen, welche Beschlüsse gefasst wurden und welche Erwartungen an jeden Einzelnen gestellt sind.
  • Abschluss und Zusammenfassung: Zum Ende des Meetings sollte eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten nächsten Schritte erfolgen. Dies dient der Klarheit und stellt sicher, dass jeder Teilnehmende die Meeting-Ergebnisse versteht und weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird.

Durch diese strukturierte und zielgerichtete Vorgehensweise wird sichergestellt, dass das Meeting nicht nur produktiv verläuft, sondern auch einen klaren Mehrwert für alle Beteiligten bietet.

Nachbereitung: Die Weichenstellung für die Umsetzung

Die Nachbereitung ist ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Teil des Meeting-Prozesses. Hier geht es darum, die Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen festzulegen und die Einhaltung dieser zu überwachen. Eine effektive Nachbereitung schließt den Kreislauf des Meeting-Prozesses und stellt sicher, dass die in den Meetings gesetzten Ziele auch tatsächlich erreicht werden.

Abschluss: Der Weg zu effizienteren Meetings

Es liegt besonders in der Verantwortung der Führungskräfte, eine Kultur effizienter Meetings zu etablieren und zu fördern. Dies erfordert Engagement und Disziplin in allen Phasen des Meeting-Prozesses. Erinnern wir uns an die Worte von Peter Drucker: „Zeit ist die knappste Ressource.“ Eine effiziente Nutzung dieser Ressource in Meetings kann entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen.

Wir bringen Culture und Strategy zusammen.

Damit Strategien im Unternehmen umgesetzt werden, statt zu scheitern.

Wir freuen uns, mit Ihnen zusammen Ihre Erfolgsgeschichte wahr werden zu lassen

Schreiben Sie uns